La signature électronique et l'utilité des fonctionnalités

 

En fait, pour le signataire le process de signature est assez simple (case à cocher, paraphe, signature manuscrite ou texte …). Pour l’entreprise qui utilise un process de signature élaborés et complet, les avantages sont nombreux. Naturellement tous les intervenants sur ce marché ne proposent pas les mêmes fonctionnalités. C’est pour cela qu’il faut réaliser un « BenchMark ». 

 

Les modes de facturation sont aussi très différents d’un prestataire à un autre. Certains facturent par utilisateur (en général autour de 35 € HT par utilisateur), d’autres en fonction du volume et du nombre d’utilisateurs, et il n’est pas facile de recalculer un coût par document. D’autant plus, que certains sites qui annoncent un nombre de documents illimité. Les sites qui offrent un nombre de documents illimités précisent dans leurs CGU (Conditions Générales d’Utilisation) que cela doit rester dans une limite raisonnable ou dans la limite de 100 documents par an ou de 100 enveloppes par an (pour ceux qui comptent en nombre d'enveloppes pouvant contenir 3 documents). Dans d'autres cas c'est le nombre d'utilisateurs qui sont limités (de 1 à 5 par exemple) et le site part du principe qu'un utilisateur ne peut pas avoir à faire signer plus de 10 documents par mois (et souvent limite de nombre de documents dans leur conditions générales de vente). Donc l'offre illimitée est toujours illusoire. La facturation la plus honnête est la facturation en fonction du volume mutualisé.

 

Il n’y a qu’un seul site à notre connaissance qui propose ce type de facturation (volume de documents et signatures) et qui est, de façon native, multi-entités et multi-utilisateurs en illimité. Il s’agit d’e-SignProof ©.

 

Les fonctionnalités les plus intéressantes pour les entreprises concernent principalement :

 

• La gestion des entités et sous entités en illimité et de façon arborescente (voir le schéma ci-dessous)

• La possibilité de gérer ses « Template » en y intégrant des champs interactifs (case à cliquer, question avec réponses, etc.) qui seront sauvegardés dans le document signé.

 

• Le fait de pouvoir indiquer plusieurs signataires par document, de nommer un approbateur (appelé « tampon » ou « cachet » d’approbation suivant les sites), la possibilité de mettre en copie tout ou partie du process de signature ...

 

• Le fait de pouvoir gérer le suivi du process avec de nombreux filtres (par entité, documents en attente de signature, documents signés, documents refusés, documents annulés, etc.

 

• Le fait de pouvoir importer facilement ses propres bases de données qui viendront renseigner les différents champs des documents à envoyer à la signature.

 

• Le fait de pouvoir différer les envois d’e-mail pour les documents à signer, les dates et heures et minutes de relances, et les dates limites.

 

Il y a encore bien d’autres fonctionnalités qui font gagner du temps et de l’argent aux entreprises qui choisissent un process de signature élaboré, facile à intégrer, et comportant certaines fonctionnalités très utiles à leur métier.